Intern Privacybeleid 4Kids2tell

1. Inleiding

Dit is het privacybeleid van 4kids2tell. Dit privacybeleid heeft betrekking op het verwerken van (bijzondere) persoonsgegevens in het kader van zowel de zorgverlening als de (interne) bedrijfsvoering van 4kids2tell.

4kids2tell is als zorgaanbieder verwerkingsverantwoordelijke. 4kids2tell bepaalt het doel en de middelen voor de verwerking van (bijzondere) persoonsgegevens. Dit document beschrijft de wijze waarop 4kids2tell als verwerkingsverantwoordelijke met (bijzondere) persoonsgegevens omgaat, zodat aan de vereisten van de Algemene verordening gegevensbescherming (‘AVG’) wordt voldaan.

Aan bod komen de volgende onderwerpen:

  • Inleiding
  • Actualisatie en controle naleving privacybeleid;
  • Categorieën persoonsgegevens en doelen;
  • Organisatorische en technische maatregelen / beveiliging;
  • Informatieplicht;
  • Verwerkingsregister;
  • Verwerkers en ontvangers;
  • Bewaartermijnen;
  • Vooralsnog geen gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA);
  • Doorgifte buiten de EU;
  • Geen functionaris voor de gegevensbescherming;
  • Beveiligingsincidenten;
  • Rechten van betrokkenen.

2. Actualisatie en controle naleving privacybeleid

De verwerking van persoonsgegevens binnen 4kids2tell dient in overeenstemming te blijven met de AVG en met elke verordening en wet- en regelgeving die de AVG aanvult, wijzigt of vervangt. Om die reden zal het privacybeleid periodiek worden geëvalueerd en zo nodig worden aangepast. Eveneens zal periodiek worden gecontroleerd of het privacybeleid door medewerkers en verwerkers van 4kids2tell daadwerkelijk wordt nageleefd.

3. Categorieën persoonsgegevens en verwerkingsdoelen

4kids2tell verwerkt persoonsgegevens van de volgende categorieën personen:

  • (potentiële) patiënten
    4kids2tell verwerkt persoonsgegevens van (potentiële) patiënten, ten behoeve van identificatie van de patiënt en de uitvoering van de behandelovereenkomst. Voor identificatie gaat het om naam, contact- en adresgegevens, geboortedatum en kenmerk van het identiteitsbewijs en BSN van de patiënt. Voor de uitvoering van de behandelovereenkomst gaat het ook om andere (bijzondere) persoonsgegevens, zoals medische gegevens.

    De opgenomen gegevens van een patiënt worden in het ICT-systeem van 4kids2tell opgeslagen.

  • bezoekers aan de praktijk van 4kids2tell

  • bezoekers van www.4kid2tell.nl
    Hier worden persoonsgegevens gegenereerd als een bezoeker een contact- of ander webformulier op de website invult. Dit formulier is beveiligd. Die gegevens worden gebruikt voor het doel waarvoor het contact- of webformulier dient.

  • deelnemers aan bijeenkomsten van 4kids2tell.
    Hier worden persoonsgegevens gegenereerd ten behoeven van identificatie van personeel of zzp’ers. N.A.W gegevens voor het registreren van opleidingsdoeleinde, informatie bijeenkomsten of certificeringen.

  • medewerkers
    4kids2tell verwerkt persoonsgegevens van haar medewerkers, voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst en/of een wettelijke verplichting of als de medewerker toestemming heeft gegeven.

    Personeelsdossier

    In het personeelsdossier van iedere medewerker worden de volgende gegevens bewaard:

    • de arbeidsovereenkomst en daarmee verband houdende gegevens, ten behoeve van het vaststellen en uitbetalen van salaris. Voor de berekening van het salaris (en overige vergoedingen) maakt 4kids2tell gebruik van de salarisadministratie;
    • gegevens over het functioneren van medewerkers, ten behoeve van individuele prestatiebeoordeling en -verbetering, meer specifiek voor (toekomstige) beoordelings- en functioneringsgesprekken, begeleidingstrajecten etc.;
    • overige gegevens, zoals met betrekking tot eventuele klachten, waarschuwingen, beoordelingen en verzuim;
    • verkregen toestemming voor verwerking van (bijzondere) persoonsgegevens.

    De toegang tot de personeelsdossiers is beveiligd. Alleen Marielle Schoenmakers heeft toegang tot de personeelsdossiers. Op verzoek kan een medewerker zijn of haar personeelsdossier inzien.

    Gegevens uit personeelsdossiers kunnen ook worden gebruikt als managementinformatie.

    Wettelijke verplichting

    4kids2tell is verplicht persoonsgegevens van medewerkers aan derde partijen te verstrekken, o.a. in de volgende situaties:

    • ziek- en herstelmeldingen worden doorgegeven aan de arbodienst en/of het UWV;
    • bij ziekte en bij zwangerschapsverlof worden gegevens van de betreffende medewerker aan het UWV doorgegeven;
    • aan pensioenfondsen en andere daaraan gelieerde instellingen en organisaties worden gegevens verstrekt die in het kader van de pensioenovereenkomst nodig zijn.

    Overig

    4kids2tell verwerkt verder de volgende persoonsgegevens:

    • de naam van medewerkers die beschikken over een sleutel (toegangspas e.d.) van het praktijkpand, zijn voor administratieve doeleinden op een lijst vermeld;
    • van iedere medewerker is een profielfoto voor representatiedoeleinden op de website gepubliceerd, waarvoor de uitdrukkelijke toestemming van iedere medewerker is gevraagd en verkregen;
    • gegevens die zijn benodigd voor (betaling voor) deelname aan dan wel lidmaatschappen voor cursussen, opleidingen, beroepsverenigingen en externe bijeenkomsten.
  • zzp’ers
    4kids2tell verwerkt de persoonsgegevens van door haar ingeschakelde zzp’ers. 4kids2tell vraagt zzp’ers niet om een kopie of scan van hun identiteitsbewijs te verstrekken. Wel zal in het kader van de vergewisplicht (Wkkgz) een onderzoek worden gedaan naar de geschiktheid van de zzp’er.

  • sollicitanten
    Van personen die bij 4kids2tell hebben gesolliciteerd, worden persoonsgegevens verwerkt, zoals contactgegevens en gegevens die zijn vermeld in de sollicitatiebrief en het cv. Deze gegevens worden verwerkt ter beoordeling van de geschiktheid van de kandidaat en om met een kandidaat contact te leggen. De gegevens worden bewaard tot maximaal 6 maanden na de sollicitatieprocedure.

  • overige personen
    In het kader van de behandeling, kan 4kids2tell ook gebruikmaken van gegevens afkomstig van andere hulpverleners.

4. Organisatorische en technische maatregelen / beveiliging

Uitgangspunt voor 4kids2tell is dat niet meer persoonsgegevens worden verwerkt dan noodzakelijk is om het doel te bereiken waarvoor ze zijn verzameld, zowel intern als bij inschakeling van derde partijen. Voor beide gevallen heeft 4kids2tell passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking.

Interne maatregelen

4kids2tell heeft de volgende interne technische en organisatorische maatregelen getroffen:

  • het uitwisselen van vertrouwelijke informatie met andere zorgverleners dient (conform NEN 7510, NEN 7512 en NEN 7513) uitsluitend via een beveiligde verbinding (versleuteld mailverkeer, zoals zorgmail of ZIVVER) plaats te vinden. E-mailen met andere hulpverleners is alleen toegestaan voor algemene communicatie. Uitwisseling van vertrouwelijke informatie via (zakelijke of privé) e-mailaccounts van medewerkers of via applicaties als WhatsApp, Dropbox of WeTransfer is niet toegestaan;
  • vertrouwelijke informatie dient uitsluitend te worden opgeslagen in het ICT-systeem van de praktijk dat voldoet aan NEN 7510, NEN 7512 en NEN 7513 en niet daarbuiten. Het is ook niet toegestaan vertrouwelijke informatie naar externe gegevensdragers te kopiëren, tenzij dit noodzakelijk is en deze gegevens zijn versleuteld;
  • iedere medewerker draagt ervoor zorg dat zijn/haar wachtwoord voor het ICT-systeem van de praktijk voldoende sterk is en periodiek wordt gewijzigd;
  • het is niet toegestaan apparatuur als laptops, tablets en mobiele telefoons onbeheerd buiten de praktijk achter te laten. Toegang tot dergelijke apparatuur dient te zijn afgeschermd met een wachtwoord;
  • inloggegevens dienen vertrouwelijk te worden behandeld en dienen niet met derden te worden gedeeld. Uitsluitend in voorkomende gevallen mogen inloggegevens vertrouwelijk met een collega worden gedeeld, zoals in geval van waarneming tijdens verlof;
  • bij (dagelijks) vertrek van de praktijk dient iedere medewerker zijn/haar desktop computer volledig uit te loggen, af te sluiten en eventuele papieren dossiers volledig en veilig op te bergen;
  • het is niet toegestaan, zonder toestemming van 4kids2tell, software te downloaden en/of om firewalls of virusscanners aan te passen of te verwijderen;
  • een thuiscomputer van de zorgaanbieder zelf of van een medewerker waarmee verbinding wordt gemaakt met het netwerk van de praktijk (VPN-verbinding) dient te zijn voorzien van actieve wachtwoordbeveiliging, firewall en virusscanner. Veiligheidsupdates dienen tijdig te worden uitgevoerd. Er mag geen verbinding worden gelegd via openbare wifi-netwerken. Het is niet toegestaan vertrouwelijke informatie op de thuiscomputer op te slaan of om papieren dossiers of externe gegevensdragers (zoals een laptop, tablet of externe harde schijf) met vertrouwelijke informatie onbeheerd in een auto of elders buiten de praktijk achter te laten;
  • bij vertrek van de praktijk dient iedere medewerker te controleren of er nog andere medewerkers in het pand aanwezig zijn. De laatst aanwezige medewerker zorgt ervoor dat alle ramen en deuren zijn gesloten en dat het alarm wordt geactiveerd;
  • toegang tot het pand is alleen mogelijk met aan medewerkers verstrekte sleutels. Sleutels mogen niet aan derden worden afgegeven;
  • personeel is contractueel verplicht tot geheimhouding.
  • Aanvullen indien nodig

4kids2tell ziet op naleving van de hiervoor genoemde maatregelen. Steekproefsgewijs kunnen (proportionele) controles worden uitgevoerd. Als wordt vermoed dat maatregelen door een bepaalde medewerker niet in acht worden genomen, kan worden overgegaan tot gerichte controles tegen de medewerker in kwestie. Na deze controle kan 4kids2tell op basis van haar bevindingen besluiten tot het treffen van arbeidsrechtelijke maatregelen.

Verwerkers
Met verwerkers heeft 4kids2tell afspraken gemaakt over de te nemen technische en organisatorische maatregelen. Op grond van de vastgestelde risico’s die de persoonsgegevens en de aard van de verwerking met zich meebrengen, is het gewenste beveiligingsniveau bepaald.

Door 4kids2tell ingeschakelde verwerkers zijn verplicht 4kids2tell alle informatie te verstrekken die nodig is om de nakoming van de verplichtingen als verwerker aan te tonen en audits, waaronder inspecties, door 4kids2tell of een door 4kids2tell gemachtigde controleur mogelijk te maken en er aan bij te dragen.

5. Informatieplicht

4kids2tell informeert betrokkenen over hoe met persoonsgegevens wordt omgegaan. Voor personen die niet aan 4kids2tell zijn verbonden, is om die reden een extern privacystatement opgesteld. Dit privacystatement is op de website van 4kids2tell gepubliceerd.

Bij indiensttreding worden nieuwe medewerkers geïnformeerd over de verwerking van hun persoonsgegevens binnen 4kids2tell. Voor medewerkers geldt een intern privacyprotocol. Dit interne protocol van 4kids2tell is opgenomen in het ICT-systeem van de praktijk.

6. Verwerkingsregister

4kids2tell houdt een verwerkingsregister bij. Dit register bevat een beschrijving van onder meer de verwerkingsdoeleinden, categorieën betrokkenen en ontvangers, bewaartermijnen en beveiligingsmaatregelen. In het verwerkingsregister worden verwerkingsactiviteiten per categorie betrokkene en per categorie persoonsgegeven bijgehouden.

Het verwerkingsregister (Excel-bestand) is opgenomen in het ICT-systeem van de praktijk.

7. Verwerkers en ontvangers

Verwerkers

4kids2tell kan bij het verwerken van persoonsgegevens gebruikmaken van externe dienstverleners. Deze dienstverleners verwerken uitsluitend persoonsgegevens op instructie van 4kids2tell. Met deze partijen heeft 4kids2tell verwerkersovereenkomsten gesloten. In deze overeenkomsten zijn afspraken vastgelegd over onder meer de aard en doeleinden van de verwerking, het soort persoonsgegevens dat wordt verwerkt, geheimhoudingsplicht, instructies over de verwerking, beveiligingsmaatregelen, het al dan niet inschakelen van subverwerkers, privacyrechten van betrokkenen, audits en controle alsook het retourneren en/of verwijderen van persoonsgegevens door de verwerker.

Bij verwerkende instanties moet bij 4kids2tell vooral gedacht worden aan instanties waar wij naar doorverwijzen.

Ontvangers

4Kids2tell verstrekt persoonsgegevens van betrokkenen aan derden wanneer dat noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van de behandelovereenkomst, de uitvoering van een (arbeids)overeenkomst of in geval van een wettelijke verplichting. Daarbuiten worden geen persoonsgegevens aan derden verstrekt zonder voorafgaande uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.

8. Bewaartermijnen

4Kids2tell vernietigt persoonsgegevens die niet langer noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld en tevens niet op grond van andere wetgeving bewaard moeten worden. De persoonsgegevens worden in dat geval verwijderd.

4kids2tell hanteert in beginsel de volgende bewaartermijnen:

  • medische gegevens: ten minste 15 jaar na het einde van de behandelovereenkomst;
  • (financieel-)administratieve gegevens: 7 jaar na vastlegging van de gegevens;
  • gegevens van medewerkers en zzp’ers, anders dan (financieel-)administratieve gegevens: 5 jaar na uitdiensttreding respectievelijk na het einde van de overeenkomst van opdracht;
  • gegevens van sollicitanten: 6 maanden na afronding van de sollicitatieprocedure;
  • bezoekers van de website en ontvangers van nieuwsbrieven: 5 jaar na het laatste bezoek aan de website respectievelijk na uitschrijving voor de nieuwsbrief, tenzij eerder bezwaar wordt gemaakt in welk geval tot vernietiging zal worden overgegaan.

9. Vooralsnog geen gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA)

In uitzonderingsgevallen zou sprake kunnen zijn van het uitvoeren van een DPIA. In dat geval voert 4kids2tell voor elke nieuwe verwerking van persoonsgegevens een DPIA uit, indien deze een hoog risico voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen inhoudt, gelet op de aard, de omvang, de context en de doeleinden daarvan.

10. Doorgifte buiten EER

4kids2tell geeft in beginsel geen persoonsgegevens door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Indien dit toch noodzakelijk mocht zijn, draagt 4kids2tell ervoor zorg dat de doorgifte alleen plaatsvindt als de Europese Commissie heeft aangegeven dat het betreffende land een passend beschermingsniveau biedt of als sprake is van passende waarborgen in de zin van de AVG.

11. Geen functionaris voor de gegevensbescherming

Een verwerkingsverantwoordelijke dient een functionaris voor de gegevensbescherming (FG) aan te wijzen, onder meer in geval deze hoofdzakelijk is belast met grootschalige verwerking van bijzondere persoonsgegevens (zoals medische gegevens). ‘Hoofdzakelijk belast’ heeft betrekking op de kernactiviteiten van de verwerkingsverantwoordelijke. De Artikel 29-werkgroep definieert kernactiviteiten als processen die essentieel zijn om de doelen van de organisatie te bereiken, of die tot de hoofdtaken van de organisatie horen.

4Kids2tell heeft geen FG aangesteld aangezien geen sprake is van een grootschalige verwerking van bijzondere persoonsgegevens (zie handleiding).

12. Beveiligingsincidenten

4kid2tell heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen die tot doel hebben de kans op verlies of onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens zo veel mogelijk te beperken. Ondanks deze maatregelen bestaat de kans dat zich toch een incident met betrekking tot persoonsgegevens voordoet. Om ervoor te zorgen dat er zo snel mogelijk opgetreden kan worden om het incident te beëindigen en de schade zo veel mogelijk te beperken, dient als volgt te worden gehandeld.

Bij elk incident met betrekking tot persoonsgegevens zal 4kids2tell beoordelen:

  • of sprake is van een incident dat betrekking heeft op (bijzondere) persoonsgegevens;
  • welke maatregelen genomen moeten worden om het incident te beëindigen en de gevolgen te beperken;
  • of inschakeling van een externe partij is benodigd om bij de oplossing van het incident te assisteren;
  • of het incident aan de AP dient te worden gemeld;
  • of degenen op wie de persoonsgegevens betrekking hebben, over het incident dienen te worden ingelicht;
  • welke maatregelen er genomen moeten worden om herhaling van het incident te voorkomen.

4kids2tell documenteert alle inbreuken in verband met persoonsgegevens in het datalekkenregister.

Voor het geval dat een (potentieel) incident waarvan een door 4kids2tell ingeschakelde verwerker eerder op de hoogte is geraakt, is in de verwerkersovereenkomst bepaald dat de verwerker 4kids2tell zo snel mogelijk bericht. Ook zijn er afspraken gemaakt over het oplossen van het incident en het verstrekken van nadere gegevens.

13. Rechten van betrokkenen

Rechten die een betrokkene volgens de AVG in zijn algemeenheid heeft, zijn het recht van inzage, het recht op rectificatie, het recht op gegevenswissing, het recht op beperking van de verwerking, het recht op overdraagbaarheid, het recht van bezwaar en het recht niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde individuele besluitvorming. 4kids2tell heeft zodanige technische maatregelen genomen dat aan een gerechtvaardigde uitoefening van deze rechten gevolg kan worden gegeven.

Verzoeken van betrokkenen met betrekking tot persoonsgegevens worden door Marielle Schoenmakers afgewikkeld.

Verzoeken en de afhandeling daarvan worden opgeslagen in een afzonderlijke map in het ICT-systeem.

Na ontvangst van een verzoek zal 4kids2tell eerst de identiteit van de verzoeker vaststellen, aan de hand van naam, contact- en adresgegevens, identiteitsbewijs en geboortedatum.

Nadat de identiteit van de verzoeker is vastgesteld, zal 4kids2tell aan de verzoeker bevestigen dat er binnen één maand op het verzoek zal worden gereageerd. Als blijkt dat het verzoek complex is, kan deze termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. Over verlenging van de termijn informeert 4kids2tell de verzoeker binnen de eerste maand.

4kids2tell stelt vast welk recht de verzoeker inroept en verzamelt in dat kader de benodigde gegevens. 4kids2tell beoordeelt of aan het verzoek van de verzoeker kan worden voldaan, mede gelet op het beroepsgeheim en de wettelijke bewaarplicht. De behandelaar legt zijn bevindingen in een verslag vast. Het verslag wordt opgeslagen in een map van het ICT-systeem van de praktijk, dat speciaal voor het verzoek is aangelegd.

In beginsel worden aan de verzoeker voor de behandeling van het verzoek geen kosten in rekening gebracht. Niettemin kan de verzoeker een redelijke vergoeding op basis van de administratieve kosten in rekening worden gebracht, bijvoorbeeld in geval van herhaalde (ongegronde) verzoeken of als meer dan één kopie van een dossier wordt verlangd.

Als het verzoek wordt gehonoreerd en het verzoek heeft betrekking op rectificatie, wissing of beperking van de verwerking, dienen ook de externe partijen die de persoonsgegevens hebben ontvangen van het verzoek in kennis te worden gesteld. 4kids2tell stelt vast of daarvan sprake is en noteert de derde partijen in zijn verslag. Dergelijke kennisgevingen aan externe partijen laat 4kids2tell achterwege als dit onmogelijk blijkt of onevenredig veel inspanning vergt.